Menü

So könnt ihr euch digital organisieren

Off

Als Gruppe zusammensetzen und gemeinsam Ideen für eure Initiative entwickeln – so macht Projektarbeit am meisten Spaß. Doch gerade wenn es um dringende Fragen oder spontane Besprechungen geht, können digitale Kommunikationsmittel äußerst hilfreich sein.

Denn dezentrale Treffen sparen Zeit und ermöglichen es euren Mitgliedern, auch spontan an Besprechungen teilzunehmen. Ebenso könnt ihr den Fortschritt eurer Arbeit über digitale Tools nachverfolgen und euch gegenseitig auf dem neuesten Stand halten.

Wir stellen euch verschiedene Methoden vor, wie ihr euch als Gruppe digital vernetzen könnt.

Online-Chats

Nach wie vor ist die E-Mail das meistgenutzte Kommunikationsmittel. Sie weist jedoch einige Nachteile auf, zum Beispiel, dass es nicht möglich ist, unmittelbar in Echtzeit zu reagieren. Chats stellen daher eine praktische Alternative zum E-Mail-Schriftverkehr dar. Ihr spart euch das Nachdenken über Betreffzeilen, müsst keine einzelnen Mail-Adressen eingeben und könnt schnell auf Vorschläge, Fragen oder Aufgaben anderer Projektmitglieder eingehen.

Tipp: Je weniger Voraussetzungen euer Chat-Dienst aufweist (Installation, Registrierung, etc.), desto geringer ist die Hemmschwelle für eure Projektmitglieder, daran teilzunehmen.

Das solltet ihr bei Gruppenchats beachten:

Haltet euch kurz. Chats haben gegenüber E-Mails den Vorteil, dass sie wie eine gesprochene Konversation daherkommen. Deshalb solltet ihr eure Nachrichten in kleinere Einheiten aufteilen, als ihr es in Mails machen würdet. Wenn ihr lange, E-Mail-ähnliche Textpassagen über den Chat versendet, entgehen euch wesentliche Vorteile, die ein Chat als Kommunikationskanal bietet.

Chat oder E-Mail? Interne Chats eignen sich vor allem für Dinge, die zeitnah geklärt werden müssen und die nicht allzu komplex sind. Wenn es um komplizierte Themen geht, für die ihr längere Texte schreiben müsstet, ist der Chat nicht das richtige Medium. Schreibt in diesem Fall lieber eine E-Mail mit einem ordentlichen Betreff.

Nicht jedes Thema eignet sich für den Chat. Schriftliche Kommunikation eignet sich generell weniger dazu, Gefühle zu transportieren. Sensible oder auch emotionale Themen solltet ihr daher nicht im Chat besprechen. Ist kein persönliches Treffen möglich, nehmt für solche Fälle lieber das Telefon.

Haltet euch mit Smileys und Emoji zurück. Chats verleiten dazu, viele Emoji zu verwenden. Zwar sind sie praktische Mittel, um den geschriebenen Text mit einer Stimmung zu untermalen und den Chat persönlicher zu gestalten, jedoch können sie unterschiedlich verstanden werden. Zudem können sie dazu führen, dass der Chatverlauf unübersichtlich wird. Verwendet Emoji daher sparsam und nur dann, wenn sie eindeutig zu eurer Aussage passen.

Bleibt beim Thema. Wenn ihr euch gut kennt, ist es ganz normal, wenn auch private Themen angesprochen werden. Um aber den Überblick zu behalten, solltet ihr private Kommunikation auf andere Kanäle (z. B. private Messenger oder SMS) beschränken.

Strukturiert eure Themen. Nutzt – wenn möglich – unterschiedliche Chaträume und strukturiert sie nach einzelnen Themen. So ist es leichter, den Überblick zu behalten und wichtige Nachrichten ggf. wiederzufinden. Dies gilt vor allem, da es in Chats anders als in Mails keine Betreffzeilen gibt.
Sichert die Ergebnisse. Übertragt wichtige Chatbeiträge zeitnah in Aufgaben- oder Checklisten. Diese können extern angelegt werden. Einige Chatprogramme bieten aber auch das Anlegen von Listen.

 

Telefon- und Videokonferenzen

Telefonkonferenzen ersetzen das Abtelefonieren einzelner Gruppenmitglieder und ermöglichen Rückfragen und direkte Reaktionen auf Informationen. Auch Absprachen können unkompliziert getroffen werden.

Eine besondere Qualität bekommt euer digitales Treffen, wenn ihr euch dabei sehen könnt. Videokonferenzen sind daher eine beliebte Alternative zum Treffen vor Ort. Einige Tools dafür habt ihr vielleicht schon auf eurem Smartphone installiert.

Tipp: Je nachdem wie groß eure Gruppe ist, solltet ihr darüber nachdenken, euch für bestimmte Teilaufgaben in kleineren Runde für Audio- oder Videochats zu treffen. Je mehr Teilnehmer*innen eine Konferenz hat, desto eher kommt es vor, dass alle durcheinanderreden. Hilfreich ist es daher, eine/n Moderator*in festzulegen.
 

Das solltet ihr bei virtuellen Konferenzen beachten:

Telefon- oder Videokonferenz? Videokonferenzen haben den Vorteil, dass die Gespräche einem persönlichen Treffen sehr nahekommen. Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmenden sich mit dieser Art der Zusammenkunft auch wohl fühlen. Zudem ist eine gute Internetverbindung erforderlich. In manchen Fällen kann eine einfache Telefonkonferenz daher schneller und effizienter sein.

Achtet auf eine ruhige Umgebung. Egal, ob es sich um eine Telefon- oder Videokonferenz handelt: Jede/r Teilnehmer*in der Konferenz sollte sich im Vorfeld darüber Gedanken machen, wo er oder sie ungestört ist. Im besten Fall haltet ihr euch jeweils alleine in einem Raum auf und minimiert alle potenziellen Störgeräusche (Fenster schließen, weitere Geräte stumm- oder abschalten). Vor allem solltet ihr euch weder draußen noch unterwegs befinden, da eine laute Umgebung oder Wind sehr störend sind.

Bereitet euch vor. Neben einem festen Termin solltet ihr auch ein Thema der Konferenz bestimmen und ggf. eine Agenda festlegen. Diese hilft dabei, den Ablauf der Konferenz zu strukturieren. Die Agenda sollte neben Gesprächspunkten am besten auch konkrete Ziele enthalten und daher idealerweise schon im Vorfeld an die Teilnehmer*innen kommuniziert werden, damit sie sich auf das digitale Gespräch vorbereiten können.

Habt alles Nötige zur Hand. Stift und Papier solltet ihr für eure Konferenz unbedingt parat haben. Stellt daher schon vor der Konferenz sicher, dass ihr alle wichtigen Unterlagen bereithaltet, damit ihr nicht während des Gesprächs danach suchen müsst.

Einigt euch auf Kommunikations- und Verhaltensregeln. Legt zum Beispiel fest, wie ihr Wortmeldungen signalisieren möchtet oder ob die Redezeit der Teilnehmer*innen begrenzt oder offen sein sollte.

Bestimmt einen festen Zeitraum für eure Konferenz. Durch die räumliche Distanz bergen Audio- und Videokonferenzen die Gefahr der Unaufmerksamkeit. Je länger ein Termin dauert, desto mehr geht die Konzentration verloren. Begrenzt das virtuelle Treffen daher von vorneherein zeitlich auf ein realistisches Maß, beispielsweise 90 Minuten.

Legt eine/n Moderator*in fest. Bestimmt eine Person, die die Telefon- oder Videokonferenz leitet und das Gespräch moderiert.
Der/die Moderator*in:

  • plant die Konferenz und sorgt dafür, dass sich alle Teilnehmer*innen zum vereinbarten Zeitpunkt im virtuellen Konferenzraum einfinden.
  • eröffnet die Konferenz, begrüßt alle Anwesenden und erklärt, warum die Konferenz stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
  • verteilt die Redeanteile und sichert so, dass nicht alle durcheinanderreden.
  • ermöglicht Interaktion, z. B. durch Prozessfragen wie „Möchte jemand zu diesem Punkt etwas ergänzen?“.
  • behält die Zeit im Auge und achtet darauf, dass die Konferenz nicht zu langatmig wird.
  • achtet darauf, dass alle Punkte der Agenda angesprochen werden.
  • fasst am Ende die wichtigsten Ergebnisse zusammen und schließt damit die Telefonkonferenz. Eventuell benennt er oder sie auch die nächsten Schritte und teilt mit, ob und wann die nächste Konferenz stattfinden wird.

Haltet euch an die Anweisungen der moderierenden Person. Auch wenn es manchmal schwerfallen mag: Fallt niemandem ins Wort, sondern wartet, bis euch das Wort erteilt wird. Ansonsten geht es drunter und drüber.

Schreibt Protokoll. Bestimmt eine Person, die während der Konferenz die wichtigsten Beiträge und Ergebnisse schriftlich festhält. Das hilft euch im Nachhinein, die wichtigsten Punkte der Konferenz festzuhalten und ggf. an diejenigen weiterzuleiten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten.

 

Digitales Projektmanagement

Einige digitale Plattformen ermöglichen euch nicht nur die Kommunikation per Audio oder Video untereinander, sondern unterstützen euch dazu auch bei der Zusammenarbeit innerhalb eurer Initiative. Sie helfen dabei, die Arbeit im Team zu koordinieren, bieten einen Überblick über noch zu bearbeitende oder bereits erledigte Aufgaben und den allgemeinen Fortschritt im Projekt.
 

Sicherheit & Datenschutz

Ein wichtiges Thema bei der digitalen Kommunikation: die Sicherheit. Wirklich sensible Daten solltet ihr über digitale Tools nicht bearbeiten. Zum Beispiel solltet ihr finanzielle Angelegenheiten nicht in digitalen Kanälen besprechen oder Dokumente dazu teilen.

Bei der Wahl des passenden Tools solltet ihr außerdem einen Dienst bevorzugen, der nicht unnötig Daten sammelt und die Kommunikation Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Welche Messenger-Apps es alternativ zu WhatsApp gibt, erklärt die Verbraucherzentrale NRW hier.

Tipps für die Sicherheit bei der digitalen Vernetzung in Corona-Zeiten hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik auf seiner Website zusammengestellt.

Gefördert durch

Logo EULogo Efre