So macht ihr euer Projekt bekannt

Um auf eure Initiative aufmerksam zu machen, ist Pressearbeit ein wichtiges Mittel. Hier erfahrt ihr, wie ihr es in die Medien schafft und worauf es dabei ankommt.
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Pressearbeit – was ist das?

Pressearbeit ist ein Baustein der Öffentlichkeitarbeit. Sie ergänzt die Verwendung eigener Medien wie Internetseite, Facebook-Auftritt, Flyer oder Plakate. Konkret geht es um die Kommunikation mit einer breiten Öffentlichkeit über Dritte – nämlich über Journalist:innen.

Der Vorteil der Pressearbeit: Mit ihr habt ihr eine viel größere Reichweite, weil ihr nicht nur eure Freund:innen und Follower in den Sozialen Netzwerken, Besucher:innen der eigenen Website oder die Leser:innen eines Flyers erreicht. Ihr erhaltet mit Pressearbeit also eine größere Resonanz. Als Initiative könnt ihr so andere Zielgruppen auf euch aufmerksam machen - interessierte Engagierte ebenso beispielsweise auch Kooperationspartner:innen in Politik, Verwaltung und Institutionen.

Der Knackpunkt dabei: Zunächst müsst ihr die Journalist:innen davon überzeugen, dass ein Thema spannend ist und Leser-, Hörer- oder Zuschauerschaft interessiert. Dafür bringt ihr als Initiative aber gute Voraussetzungen mit. Denn ihr engagiert euch konkret und ehrenamtlich in der Stadt, im Viertel, in der Nachbarschaft. Dafür sind Lokaljournalist:innen in der Regel sehr offen. Dennoch: Redaktionen entscheiden frei, was sie bringen und was nicht und berichten auch mal kritisch.

Die freie Berichterstattung macht Journalisten zu besonders glaubwürdigen Multiplikatoren.

Durch Zeitungsartikel, Radio- oder TV-Beiträge könnt ihr als Initiative …

  • euren Bekanntheitsgrad erhöhen und Interessierte auf euch aufmerksam machen,
  • Mitglieder, Kooperationspartner:innen und Förderer gewinnen.
  • Vertrauen und Transparenz schaffen und Akzeptanz steigern.
  • mögliche Unterstützer:innen aus Politik und Wirtschaft von euch überzeugen.

So baut ihr eine erfolgreiche Pressearbeit auf

1.    „Pressesprecher:in“ festlegen
Redaktionen brauchen Ansprechpartner:innen. Deshalb solltet ihr zunächst klären:

  • Wer hat in eurer Initiative Spaß am Umgang mit Medien?
  • Wer kann die erforderliche Zeit aufbringen?
  • Wer ist bereit, „Gesicht“ zu zeigen, wenn es um Fotos oder Filmaufnahmen geht?

Diejenigen, die die Pressearbeit übernehmen, brauchen dabei unbedingt den Rückhalt und das Vertrauen, für die Initiative sprechen zu können. Denn Reporter:innen benötigen griffige Zitate, die sie verwenden können.

Wenn ihr eine Internetseite habt, sollte euer/eure Ansprechpartner:in für die Presse mit Name, E-Mail-Adresse und evtuell Telefonnummer genannt werden und gut für Medienvertreter erreichbar sein.

2.    Verteiler zusammenstellen
Für Initiativen sind besonders lokale Medien von Interesse. Dazu gehören Tageszeitungen, Wochenblätter, Online-Zeitungen, Szene- und Stadtteilmagazine, Radiosender und Fernsehsender mit Lokalprogramm. Sammelt die entsprechenden Kontakte und stellt einen Verteiler zusammen.

Einen Überblick über die lokale Medienlandschaft bieten oft die Internetseiten der Kommunen. Dort werden Webseiten oder E-Mail-Adressen aufgeführt. Außerdem stehen Kontaktdaten im Impressum (gedruckt oder online). Durch Anrufen könnt ihr evtl. persönliche Ansprechpartner ermitteln. Fragt auch die Pressearbeiter:innen aus eurer Kommune – oftmals helfen sie gerne weiter.

3.    Themen und Anlässe festlegen
Überlegt euch, welche Themen ihr in den Medien platzieren möchtet:

  • Neuigkeitswert: Ist das Thema aktuell oder gibt es einen neuen Aufhänger?
  • Betroffenheit: Betrifft das Thema viele Menschen oder nur eine kleine Gruppe?
  • Nähe: In welchem Verbreitungsgebiet spielt es eine Rolle?
  • Emotionalität: Steckt ein Konflikt in dem Thema? Weckt es Emotionen, provoziert es?
  • Promi-Faktor: Ist Prominenz beteiligt?
  • Unterhaltungswert: Ist die Nachricht kurios und regt zum Schmunzeln an?
  • Service: Können die Leser oder Hörer praktisch etwas mit der Information anfangen? Ist sie nützlich?

Einige Beispiele, die sich als konkreter Anlass für eine Pressemitteilung eignen:  

  • News: Beispielsweise Gründung, Umzug oder neue Betätigungsfelder eurer Initiative.
  • Veranstaltungen und Aktionen: Sind für die lokale Presse interessant, sofern sie öffentlich zugänglich sind (Reparaturtag, Kräuterexkursion, Gartenfest, Podiumsdiskussion, Upcycling-Workshop etc.).
  • Gewinnung neuer Kooperationspartner:innen, Sponsoren oder Schirmherrschaften.
  • Stellungnahme zu öffentlichen Planungen und Projekten: Beispielsweise zu einem geplanten Radweg, der zu schmal für Lastenräder ist.

Die Pressemitteilung

Die Pressemitteilung ist der gängigste Weg, Informationen und Anliegen an die Medien heranzutragen. Entsprechend viele Pressemitteilungen gehen täglich bei den Redaktionen ein. Deshalb müssen die Journalist:innen schnell erkennen können, worum es geht. Eine gute Pressemitteilung kommt einem späteren Artikel bereits sehr nah – egal, ob sie an eine Zeitung, einen Radio-/Fernsehsender oder ein Onlinemedium geschickt wird. Wenn der/die Journalist:in die Mitteilung interessant findet, wird er sie verwenden oder sich melden, um eine eigene „Geschichte“ mit den Mitteln seines/ihres Mediums daraus zu machen.

So schreibt ihr eine gute Pressemitteilung

Form & Aufbau

  • Kennzeichnet die Pressemitteilung als solche, indem ihr oben „Pressemitteilung“ drüberschreibt.
  • Verfasst Pressemitteilungen, die maximal eine Seite lang sind (Zeilenabstand 1,5 Zeilen, Schriftgröße zwischen 10 und 12).
  • Gliedert den Text mit Absätzen.
  • Startet mit einer aussagekräftigen Überschrift, dazu kommt ggf. eine erläuternde Unterzeile.
    Beispiel:
    Repair-Café für Mönchengladbach
    Neue Initiative hilft beim Reparieren von Haushaltsgeräten und Fahrrädern
  • Nennt zu Beginn Ort und Datum – das ist die sogenannte Ortsmarke, die auch am Anfang jedes  Textes einer Presseagentur steht.
    Beispiel:
    Düsseldorf, 25. August 20xx
  • Schreibt das Wichtigste zuerst, also den Nachrichtenkern – wer, was, wann, wo (evtl. wie und warum). Das sind die journalistischen „W“-Fragen.
  • Führt danach ggf. Hintergründe, Zusammenhänge, Ursachen auf.
  • Nennt zum Schluss den Ansprechpartner für Rückfragen und weitere Informationen mit Kontaktdaten.

Formulierung

  • Wahrt sachliche Distanz. Schreibt nicht aus der Ich- oder Wir-Perspektive, sondern wählt die dritte Person. Das wirkt seriöser und erspart es den Journalist:innen, die Meldung umzuformulieren.
    Beispiel:
    Richtig: Die Garteninitiative „Immergrün“ lädt die Anwohner der Blumenstraße zum Sommerfest ein
    Falsch: Wir laden alle unsere Nachbarn ganz herzlich zum Sommerfest ein
  • Schreibt in vollständigen Sätzen und vermeidet Rechtschreibfehler.
  • Verwendet keine werbliche Formulierungen, Übertreibungen und Wertungen.
  • Nennt bei Personen immer Vor- und Zunamen und Funktion/Rolle.
    Beispiel:
    Janine Bauer, Sprecherin der Garteninitiative „Immergrün“
  • Verwendet möglichst keine Abkürzungen wie km/h, €.
  • Schreibt Zahlen bis einschließlich zwölf aus.
  • Führt Datum und Uhrzeit korrekt auf.
    Beispiel:
    Richtig: am Mittwoch, 2. Juli, ab 17 Uhr
    Falsch: am 02.07.20xx um 17:00 Uhr.

So versendet ihr Pressemitteilungen und -einladungen

Der Versand per E-Mail ist der gängigste und einfachste Weg. Aber Achtung: Schnell landet eine Nachricht auch im Papierkorb. Diese Aspekte solltet ihr berücksichtigen:

  • Wählt eine E-Mail-Adresse, die den Absender klar erkennen lässt.
    Beispiel:
    Richtig: vera@repaircafe-koeln.de
    Falsch: vera65@gmail.com
  • Wählt für den Versand den richtigen Zeitpunkt: Eine Veranstaltungsankündigung sollte tagesaktuellen Medien ca. zehn Tage vor dem Termin vorliegen, Wochen- oder Monatszeitungen brauchen entsprechend mehr Vorlauf. Eine Einladung kann fünf bis acht Tage vor dem Datum herausgegeben werden. Grundsätzlich gilt: Alle Infos am besten so versenden, dass sie vormittags vorliegen.
  • Nennt im Betreff eindeutig den Anlass.
    Beispiel:
    Neues Lastenrad für Düren oder
    Einladung zum Pressegespräch im Gemeinschaftsgarten „Grüne Oase“
  • Sendet die Mitteilung im Anhang in einem gängigen Dateiformat, am besten Word. Ihr könnt den Text zusätzlich direkt in die Mail kopieren.
  • Eine Anrede ist nicht unbedingt erforderlich. Falls ihr euch damit wohler fühlt, wählt einen sachlichen Ton.
    Beispiel:
    Sehr geehrte Damen und Herren der Redaktion, hiermit übersende ich Ihnen die Pressemitteilung der Initiative XY zum Thema …
  • Zusätze wie „Über eine Veröffentlichung würden wir uns freuen“ sind okay, aber nicht notwendig. Gebt keine „Handlungsanweisungen“, die sind bei Journalisten unbeliebt.
    Beispiel:
    Falsch: Bitte veröffentlichen Sie die Meldung ungekürzt am 25.5.

Das Pressegespräch

Zu einem Pressegespräch könnt ihr einladen, wenn der Anlass wirklich etwas Besonderes ist, auf einem Event Spannendes live präsentiert wird oder der Sachverhalt näherer Erläuterungen bedarf, die den Rahmen einer Mitteilung sprengen würden. Wählt möglichst einen Termin am Vormittag – günstig sind 10 oder 11 Uhr. Nachmittags werden Artikel geschrieben und Beiträge produziert.

Bei öffentlichen Veranstaltungen, Festen oder Aktionen könnt ihr die Redaktionen zusätzlich zur Bitte um Ankündigung in der Pressemitteilung auch zur Berichterstattung einladen, beispielsweise durch den Zusatz: „Zur Berichterstattung laden wir Ihre Redaktion herzlich ein.“

So formuliert ihr die Einladung zum Pressegespräch

  • Kennzeichnet die Einladung als solche, schreibt also „Einladung zum Pressegespräch“ darüber.
  • Wählt eine aussagekräftige Überschrift.
  • Skizziert den Anlass/die wichtigsten Inhalte.
  • Hebt Datum, Uhrzeit und Ort hervor, damit der Termin sofort ins Auge fällt  
  • Führt eure Ansprechpartner und ihre Funktionen auf.
  • Bittet um Rückmeldung.

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